Überblick
L'area Amministrazione riunisce tutte le attività operative e finanziarie relative ai vostri immobili in affitto in un unico ambiente di lavoro integrato. Da un lato, potete gestire i vostri contratti di locazione nel modulo Inquilini, aggiornare tutte le persone e le organizzazioni nel modulo Contatti e redigere rendiconti delle spese accessorie conformi alla normativa per i vostri immobili. D'altro canto, gestite le transazioni bancarie, monitorate i vostri introiti derivanti dagli affitti e da altre fonti e tenete sotto controllo tutte le spese relative agli immobili. Panoramiche, filtri e flussi di lavoro integrati garantiscono che i dati anagrafici, i pagamenti e i costi di gestione si integrino perfettamente tra loro.
Inquilini – Una panoramica completa di tutti i contratti di locazione
Nella sezione "Inquilini" è possibile gestire tutti i contratti di locazione relativi alle proprie unità, dal primo trasloco fino alla scadenza del contratto. L'intestazione mostra a colpo d'occhio il numero totale di contratti di locazione, quelli attivi, quelli disdetti o quelli già scaduti. Tramite i filtri di stato è possibile restringere l'elenco ai contratti di proprio interesse, ad esempio limitandosi ai contratti attualmente in corso o a quelli scaduti di recente.
La tabella riassume tutte le informazioni principali relative a ciascuna unità: nomi degli inquilini, codice interno dell'unità, stato attuale, canone mensile comprensivo delle spese accessorie, data di inizio e di fine del contratto di locazione, nonché la scadenza concordata per il pagamento. Cliccando sulla voce si apre la vista dettagliata, nella quale è possibile modificare l'affitto e le spese accessorie, cambiare le scadenze, aggiungere o rimuovere inquilini e collegare i documenti o i conteggi delle spese accessorie corrispondenti. In questo modo si crea una cronologia completa per ogni contratto di locazione, che potrete utilizzare per analisi, documentazioni e chiarimenti successivi.
È possibile creare nuovi contratti di locazione direttamente dalla panoramica. Selezionate l'immobile e l'unità, assegnate uno o più contatti come inquilini, definite la data di inizio e, se necessario, quella di fine del contratto, e inserite l'importo dell'affitto concordato, comprese le spese accessorie, nonché la data di scadenza. Dati opzionali come l'importo della cauzione, lo stato di pagamento e le note interne aiutano a documentare in modo chiaro gli accordi individuali. Dopo il salvataggio, il contratto di locazione appare automaticamente nella panoramica con lo stato "Attivo" a partire dalla data di inizio e viene incluso nei dashboard, nelle panoramiche delle entrate e nei calcoli del flusso di cassa.
Quando un inquilino lascia l'appartamento, è necessario registrare la data di disdetta e quella di trasloco, modificando lo stato da «Attivo» prima a «Disdetto» e poi a «Traslocato». Il contratto di locazione rimane nel sistema a fini di analisi e documentazione, ma non viene più conteggiato come contratto attivo nelle analisi correnti. Questi chiari cambiamenti di stato garantiscono che i dati relativi al vostro portafoglio immobiliare riflettano correttamente l'effettiva occupazione.
Contatti – Rubrica centrale per il vostro portafoglio clienti
La sezione Contatti funge da rubrica centrale per tutte le persone e le organizzazioni con cui collaborate: inquilini, fornitori di servizi, banche, enti pubblici e altri partner. Gli indicatori presenti nell'intestazione mostrano il numero totale di contatti, quanti di questi sono inquilini e quanti sono attualmente considerati attivi. Grazie ai filtri per tipo e stato, potete concentrarvi in modo mirato su determinati gruppi, ad esempio solo sugli inquilini o solo sui fornitori di servizi attivi.
Nella rubrica è possibile visualizzare a colpo d'occhio i dati principali: nome, tipo di contatto, indirizzo e-mail, numero di telefono, località e stato. Tramite le icone di azione è possibile aprire o modificare un contatto con un solo clic. La funzione di ricerca consente di ritrovare rapidamente i contatti in base a nome, e-mail, numero di telefono o località, anche in presenza di un numero elevato di voci.
La creazione di un nuovo contatto richiede solo pochi passaggi. È sufficiente selezionare il tipo di contatto (inquilino, fornitore di servizi, banca, ente pubblico o altro), inserire i dati generali di contatto e, se necessario, aggiungere note, numeri di riferimento o di cliente, nonché le coordinate bancarie. I contatti esistenti possono essere aggiornati in qualsiasi momento. Invece di cancellare i contatti, è possibile impostare lo stato su "Inattivo", in modo da conservare i collegamenti storici a contratti di locazione, pagamenti o documenti.
Non è necessario trasferire manualmente i contatti esistenti provenienti da altri sistemi. L'assistente di importazione supporta quattro fonti: Contatti Apple (esportazione VCF da iOS o macOS), Google Contacts (esportazione CSV da Google), file CSV generici con qualsiasi struttura di colonne e singoli file vCard (VCF). Dopo aver caricato il file, il sistema mostra un'anteprima dei campi riconosciuti. Le colonne che non possono essere assegnate in modo univoco possono essere assegnate manualmente in una fase di mappatura. I contatti già esistenti vengono riconosciuti in base all'indirizzo e-mail o al nome e non vengono creati nuovamente, in modo che nessun contatto finisca due volte nel sistema.
I contatti sono strettamente collegati agli altri moduli dell'area amministrativa. Nel modulo «Inquilini» è possibile associare uno o più contatti a ciascun contratto di locazione. Nei conteggi delle spese accessorie vengono utilizzati gli indirizzi degli inquilini e i fornitori di servizi per la fatturazione. Nei processi di pagamento e di gestione dei documenti è possibile selezionare il contatto appropriato come pagatore, destinatario o riferimento. In questo modo si evita la doppia immissione dei dati e si garantisce la coerenza dei dati anagrafici in tutto il sistema.
Rendiconti delle spese accessorie – Calcolo delle spese condominiali nel rispetto della normativa
Nel modulo "Rendiconti delle spese accessorie" è possibile creare e gestire i rendiconti delle spese di gestione per i propri immobili in conformità con il regolamento tedesco sulle spese di gestione (BetrKV). La panoramica mostra il numero totale di rendiconti e quanti di essi si trovano nello stato "Bozza", "Completato" o "Inviato". Grazie ai filtri di stato è possibile concentrarsi sui rendiconti in fase di preparazione, su quelli pronti per l'invio o sui documenti già inviati.
Quando si crea un nuovo conteggio, selezionare l'immobile e il periodo di conteggio, definire le voci di costo secondo il regolamento sulle spese condominiali (ad es. riscaldamento, acqua, rifiuti, imposta fondiaria) e inserire i costi totali per ciascuna voce. Successivamente, definire i criteri di ripartizione, come la metratura, il numero di persone o i valori di consumo, e assegnare tutte le unità e gli inquilini appartenenti all'immobile. Il sistema calcola automaticamente la quota per ciascun inquilino e mostra un'anteprima di ogni singolo conteggio, che è possibile modificare se necessario.
Una volta verificati tutti i valori, contrassegnare il rendiconto come «Completato» e utilizzare la funzione «Invia» per inviare i documenti ai locatari, in blocco o singolarmente. Il sistema genera documenti PDF, li salva nell'area documenti e imposta lo stato su «Inviato», indicando la data di invio. Da lì è possibile esportare singoli rendiconti o documenti completi e utilizzarli per la propria documentazione o per la comunicazione con commercialisti e proprietari.
I conteggi delle spese accessorie sono strettamente collegati alle sezioni «Inquilini» e «Contatti». Gli inquilini presenti nel modulo «Inquilini» vengono proposti automaticamente per l'immobile selezionato. È possibile generare direttamente le registrazioni di pagamento a partire dai pagamenti arretrati o dai crediti e verificare se gli importi in sospeso sono stati saldati.
Transazioni – Assegnare tutti i pagamenti agli oggetti corretti
Nel modulo Transazioni è possibile gestire tutti i pagamenti in entrata e in uscita relativi al proprio portafoglio immobiliare. È possibile importare le registrazioni dal proprio sistema di online banking tramite file CSV o Excel oppure, se necessario, inserirle manualmente. Ogni transazione può essere classificata come entrata o uscita e assegnata direttamente a inquilini, immobili e categorie.
Durante l'importazione CSV viene attivato un sistema automatico di rilevamento dei duplicati: le transazioni già importate vengono identificate in base alla data di registrazione, all'importo e al conto di contropartita e vengono automaticamente ignorate. Al termine dell'importazione riceverete un riepilogo che indica quanti record sono stati aggiunti e quanti sono stati ignorati in quanto duplicati. Se lo stesso file di esportazione della banca viene importato accidentalmente una seconda volta, non si creano voci duplicate: l'elenco delle transazioni rimane pulito.
La panoramica delle transazioni offre potenti filtri per periodo, stato e tipo. In questo modo è possibile restringere l'elenco alle transazioni non assegnate, ai suggerimenti del sistema, alle registrazioni già assegnate o alle voci ignorate. Le funzioni di suggerimento consentono di registrare i pagamenti ricorrenti in modo uniforme e corretto. Non appena le transazioni vengono assegnate, vengono automaticamente inserite nelle panoramiche delle entrate e delle uscite.
Entrate – Tutti i proventi da locazioni e altri ricavi
La panoramica delle entrate mostra tutti i ricavi rilevanti ai fini del pagamento relativi ai vostri immobili in una vista filtrata e specifica per ogni immobile. È possibile restringere la visualizzazione in base al periodo, all'immobile, al tipo di entrata (ad es. affitto, cauzione, anticipo sulle spese accessorie o sovvenzione) e allo stato del pagamento. In questo modo potrete vedere in qualsiasi momento quali entrate sono previste, quali sono già state incassate e quali sono ancora in sospeso in un determinato periodo.
Oltre all'elenco delle singole registrazioni di entrate, l'intestazione riporta alcuni indicatori chiave: entrate previste, entrate incassate, importo in sospeso e percentuale di incasso. Particolare attenzione è riservata ai pagamenti scaduti: per ogni contratto di locazione interessato è possibile vedere quale inquilino è in arretrato per quale immobile, da quanti giorni e per quale importo.
In qualità di amministratore di più immobili, è possibile limitare la visualizzazione delle entrate a un singolo immobile, impostare il periodo di riferimento e stampare la panoramica filtrata come report in formato PDF. Il rapporto mostra esclusivamente i dati dell'immobile selezionato ed è quindi ideale per i rapporti ai proprietari relativi a un singolo immobile. Il rapporto finito può essere inviato direttamente dal sistema via e-mail a proprietari, inquilini, commercialisti o altri destinatari, senza dover ricorrere a programmi esterni.
Spese – Tutti i costi relativi agli immobili sotto controllo
Nel modulo "Spese" è possibile registrare e analizzare tutti i costi relativi ai propri immobili. Nella parte superiore della schermata sono riportate le spese totali relative al periodo selezionato, nonché la ripartizione tra costi addebitabili e non addebitabili. In questo modo è possibile individuare immediatamente quali spese potranno essere successivamente addebitate agli inquilini tramite le bollette delle spese accessorie e quali invece saranno a carico proprio.
È possibile registrare le nuove spese in tre modi: manualmente tramite un modulo, da transazioni importate oppure tramite l'analisi dei documenti con l'IA. Per caricare un documento, è sufficiente caricare una foto o un file immagine di una fattura. L'IA rileva automaticamente importo, data, emittente e causale e suggerisce la categoria di spesa appropriata e l'oggetto corrispondente. È sufficiente verificare i valori rilevati, correggerli se necessario e salvare la voce con un clic, senza dover digitare manualmente.
Prima di salvare una nuova ricevuta, il sistema verifica automaticamente la presenza di eventuali duplicati: l'importo, la data, la categoria e l'oggetto vengono confrontati con le voci già presenti. Se viene rilevato un possibile duplicato, viene visualizzato un avviso e potete decidere se si tratta effettivamente di una doppia registrazione o di una spesa simile ma distinta. In questo modo, il vostro elenco delle spese rimane sempre in ordine.
La panoramica può essere filtrata in base al periodo, all'immobile, alla categoria di spesa e alla possibilità di addebito. In qualità di amministratore, è possibile limitare la visualizzazione a un singolo immobile e stampare l'elenco delle spese filtrato sotto forma di report in formato PDF. Il report può essere inviato direttamente via e-mail ai proprietari, ai commercialisti o ad altri destinatari. L'ampio elenco di categorie copre i tipici costi di esercizio e manutenzione, le assicurazioni, le imposte, i costi di finanziamento e le spese amministrative.
Un hub gestionale integrato per la vita quotidiana
Insieme, inquilini, contatti, rendiconti delle spese accessorie, transazioni, entrate e uscite costituiscono il cuore operativo e finanziario di SmartLandlord. Potrete registrare tutti i contratti di locazione, mantenere aggiornati i dati di contatto, redigere i rendiconti annuali delle spese di gestione e tenere sempre sotto controllo l'intero flusso di cassa, il tutto all'interno di un flusso di lavoro integrato e senza interruzioni.