Gestion – Locataires, paiements et transactions

Locataires – Tous les baux en un coup d'œil

Dans la section « Locataires », vous gérez l'ensemble des baux de vos logements, de l'emménagement initial jusqu'à la fin du contrat de location. L'en-tête vous permet de voir d'un seul coup d'œil le nombre total de baux, qu'ils soient en cours, résiliés ou déjà terminés. Grâce aux filtres de statut, vous pouvez affiner la liste pour n'afficher que les contrats qui vous intéressent, par exemple uniquement les baux en cours ou ceux qui ont pris fin récemment.

Le tableau récapitule toutes les informations importantes pour chaque logement : nom des locataires, code interne du logement, statut actuel, loyer mensuel charges comprises, dates de début et de fin du bail, ainsi que la date d'échéance convenue pour le paiement. Un clic sur l'entrée ouvre la vue détaillée, dans laquelle vous pouvez ajuster le loyer et les charges, modifier les échéances, ajouter ou supprimer des locataires et associer les documents ou décomptes de charges correspondants. Vous obtenez ainsi un historique complet pour chaque bail, que vous pouvez utiliser à des fins d'analyse, de justification et de clarification ultérieure.

Vous pouvez créer de nouveaux baux directement depuis l'aperçu. Vous sélectionnez le bien et le logement, vous attribuez un ou plusieurs contacts en tant que locataires, vous définissez la date de début et, le cas échéant, la date de fin du bail, puis vous saisissez le loyer convenu, charges comprises, ainsi que la date d'échéance. Des informations facultatives telles que le montant de la caution, le statut de paiement et les notes internes permettent de documenter clairement les accords individuels. Une fois enregistré, le contrat de location apparaît automatiquement dans l'aperçu avec le statut « Actif » à partir de la date de début et est intégré dans les tableaux de bord, les aperçus des recettes et les calculs de trésorerie.

Lorsqu'un locataire quitte le logement, vous saisissez les dates de résiliation et de départ, puis vous modifiez le statut, en le faisant passer d'abord de « Actif » à « Résilié », puis à « Parti ». Le contrat de location est conservé dans le système à des fins d’analyses et de justificatifs, mais n’est plus pris en compte comme contrat actif dans les analyses en cours. Ces changements de statut clairs garantissent que vos indicateurs de portefeuille reflètent correctement l’occupation réelle.

Contacts – Carnet d'adresses centralisé pour votre base de données

La section « Contacts » sert de carnet d'adresses centralisé pour toutes les personnes et organisations avec lesquelles vous travaillez : locataires, prestataires de services, banques, administrations et autres partenaires. Les chiffres clés affichés dans l'en-tête indiquent le nombre total de contacts, le nombre de locataires parmi eux et le nombre de contacts actuellement considérés comme actifs. Grâce aux filtres de type et de statut, vous pouvez cibler spécifiquement certains groupes, par exemple uniquement les locataires ou uniquement les prestataires de services actifs.

Dans la liste de contacts, vous pouvez consulter d'un seul coup d'œil les informations essentielles : nom, type de contact, adresse e-mail, numéro de téléphone, lieu et statut. Grâce aux icônes d'action, vous pouvez ouvrir ou modifier un contact en un seul clic. La fonction de recherche vous aide à retrouver rapidement des contacts par leur nom, leur adresse e-mail, leur numéro de téléphone ou leur lieu, même lorsque la liste est longue.

La création d'un nouveau contact s'effectue en quelques étapes. Vous sélectionnez le type de contact (locataire, prestataire, banque, administration ou autre), saisissez les coordonnées générales et ajoutez, si nécessaire, des notes, des numéros de référence ou de client, ainsi que les coordonnées bancaires. Les contacts existants peuvent être mis à jour à tout moment. Au lieu de supprimer des contacts, vous pouvez définir leur statut sur « Inactif » afin de conserver les liens historiques avec les baux, les paiements ou les documents.

Il n'est pas nécessaire de transférer manuellement les contacts existants provenant d'autres systèmes. L'assistant d'importation prend en charge quatre sources : les contacts Apple (exportation VCF depuis iOS ou macOS), les contacts Google (exportation CSV depuis Google), les fichiers CSV généraux avec une structure de colonnes quelconque, ainsi que les fichiers vCard individuels (VCF). Une fois le fichier téléchargé, le système affiche un aperçu des champs détectés. Les colonnes qui ne peuvent pas être attribuées de manière univoque peuvent être attribuées manuellement lors d'une étape de mappage. Les contacts déjà existants sont reconnus à partir de leur adresse e-mail ou de leur nom et ne sont pas recréés, ce qui évite toute duplication dans le système.

Les contacts sont étroitement liés aux autres modules de la section Administration. Dans le module Locataires, vous attribuez un ou plusieurs contacts locataires à chaque bail. Les adresses des locataires et les prestataires de services sont utilisés dans les décomptes de charges. Dans les processus de paiement et de gestion des documents, vous sélectionnez le contact approprié en tant que payeur, destinataire ou référence. Vous évitez ainsi la double saisie des données et garantissez la cohérence des données de base dans l'ensemble du système.

Décomptes des charges – Décompte des charges d'exploitation dans le respect de la législation

Dans le module « Décomptes des charges », vous établissez et gérez les décomptes des charges de vos biens immobiliers conformément au règlement allemand sur les charges locatives (BetrKV). L'aperçu indique le nombre total de décomptes ainsi que le nombre de ceux qui ont le statut « Brouillon », « Terminé » ou « Envoyé ». Grâce aux filtres de statut, vous pouvez vous concentrer sur les décomptes en cours de préparation, ceux prêts à être envoyés ou les documents déjà envoyés.

Lors de la création d'un nouveau décompte, vous sélectionnez l'objet et la période de décompte, vous définissez les natures comptables conformément au règlement sur les charges locatives (par exemple, chauffage, eau, ordures ménagères, taxe foncière) et vous saisissez les coûts totaux par nature comptable. Vous définissez ensuite les clés de répartition, telles que la superficie en mètres carrés, le nombre de personnes ou les valeurs de consommation, puis vous attribuez toutes les unités et tous les locataires appartenant à l'objet. Le système calcule automatiquement la part de chaque locataire et affiche un aperçu de chaque décompte individuel, que vous pouvez ajuster si nécessaire.

Une fois toutes les valeurs vérifiées, marquez le décompte comme « Terminé » et utilisez la fonction « Envoyer » pour envoyer les documents aux locataires, soit en une seule fois, soit par unité. Le système génère des documents PDF, les enregistre dans la section « Documents » et attribue le statut « Envoyé » en indiquant la date d'envoi. À partir de là, vous pouvez exporter des décomptes individuels ou des documents globaux et les utiliser pour vos dossiers ou pour communiquer avec vos conseillers fiscaux et les propriétaires.

Les décomptes de charges sont étroitement liés aux modules Locataires et Contacts. Les locataires issus du module Locataires sont automatiquement proposés pour le bien sélectionné. À partir des paiements rétroactifs ou des avoirs, vous pouvez directement créer des écritures de paiement et vérifier si les montants dus ont été réglés.

Transactions – Affecter tous les paiements aux objets correspondants

Dans le module « Transactions », vous gérez tous les paiements entrants et sortants liés à votre portefeuille immobilier. Vous pouvez importer des écritures depuis votre service bancaire en ligne via un fichier CSV ou Excel, ou les créer manuellement si nécessaire. Chaque transaction peut être classée comme recette ou dépense et directement affectée à des locataires, des biens immobiliers et des catégories.

Lors de l'importation CSV, un système de détection automatique des doublons est activé : les transactions déjà importées sont identifiées à partir de la date de comptabilisation, du montant et du compte de contrepartie, et sont automatiquement ignorées. Une fois l'importation terminée, vous recevez un récapitulatif indiquant le nombre d'enregistrements nouvellement ajoutés et le nombre de doublons qui ont été ignorés. Si le même fichier d'exportation de la banque est importé par inadvertance une deuxième fois, aucune entrée en double n'est créée – votre liste de transactions reste propre.

La synthèse des transactions propose des filtres performants permettant de sélectionner une période, un statut et un type. Vous pouvez ainsi limiter la liste aux transactions non affectées, aux suggestions du système, aux écritures déjà affectées ou aux entrées ignorées. Des fonctions de suggestion vous aident à comptabiliser les paiements récurrents de manière cohérente et correcte. Dès que les transactions sont affectées, elles sont automatiquement intégrées dans les synthèses des recettes et des dépenses.

Recettes – Tous les loyers et autres recettes

Le récapitulatif des recettes présente toutes les recettes liées aux paiements pour vos biens immobiliers dans une vue filtrée et spécifique à chaque bien. Vous pouvez affiner la vue en fonction de la période, du bien, du type de recette (par exemple, loyer, caution, avance sur charges ou subvention) et du statut de paiement. Vous pouvez ainsi voir à tout moment le montant des recettes attendues, déjà perçues et encore en attente pour une période donnée.

Outre la liste des écritures comptables individuelles relatives aux recettes, l'en-tête affiche des indicateurs clés : recettes prévues, recettes perçues, montant restant dû et taux de recouvrement en pourcentage. Une attention particulière est accordée aux paiements en retard : pour chaque bail concerné, vous pouvez voir quel locataire est en retard de paiement pour quel bien, depuis combien de jours et pour quel montant.

En tant que gestionnaire de plusieurs biens immobiliers, vous pouvez limiter l'aperçu des recettes à un seul bien, définir la période et imprimer le récapitulatif filtré sous forme de rapport PDF. Le rapport affiche exclusivement les données du bien immobilier sélectionné et convient donc parfaitement aux rapports destinés aux propriétaires concernant un bien spécifique. Vous pouvez envoyer le rapport finalisé directement depuis le système par e-mail aux propriétaires, locataires, conseillers fiscaux ou autres destinataires, sans passer par des programmes externes.

Dépenses – Maîtrise de tous les coûts liés à l'immobilier

Dans le module « Dépenses », vous saisissez et analysez l'ensemble des coûts liés à vos biens immobiliers. Dans l'en-tête, vous pouvez voir le montant total des dépenses pour la période sélectionnée, ainsi que la répartition entre les frais récupérables et non récupérables. Vous identifiez ainsi immédiatement les dépenses qui pourront être répercutées ultérieurement sur les locataires via les décomptes de charges, et celles que vous devrez prendre en charge vous-même.

Il existe trois façons de saisir de nouvelles dépenses : manuellement via un formulaire, à partir de transactions importées ou via l'analyse des justificatifs par IA. Lors du téléchargement des justificatifs, vous téléchargez une photo ou un fichier image d'une facture. L'IA extrait automatiquement le montant, la date, l'émetteur et la description de la transaction, puis propose la catégorie de dépenses appropriée ainsi que l'objet correspondant. Vous vérifiez les valeurs détectées, les corrigez si nécessaire et enregistrez l'entrée en un clic, sans avoir à la saisir manuellement.

Avant d'enregistrer un nouveau justificatif, le système vérifie automatiquement s'il existe des doublons : le montant, la date, la catégorie et l'objet sont comparés aux entrées déjà existantes. Si un doublon potentiel est détecté, un message d'avertissement s'affiche et vous pouvez décider s'il s'agit d'une véritable double saisie ou d'une dépense similaire mais distincte. Ainsi, votre liste de dépenses reste parfaitement à jour.

La synthèse peut être filtrée par période, bien immobilier, catégorie de dépenses et imputabilité. En tant que gestionnaire, vous pouvez limiter l'affichage à un seul bien immobilier et imprimer la liste des dépenses filtrée sous forme de rapport PDF. Vous pouvez envoyer ce rapport directement par e-mail aux propriétaires, au conseiller fiscal ou à d'autres destinataires. La liste exhaustive des catégories couvre les frais d'exploitation et d'entretien courants, les assurances, les impôts, les frais de financement et les frais administratifs.

Une plateforme de gestion intégrée pour le quotidien

Ensemble, les locataires, les coordonnées, les décomptes de charges, les transactions, les recettes et les dépenses constituent le cœur opérationnel et financier de SmartLandlord. Vous enregistrez tous les baux, mettez à jour les coordonnées, établissez les décomptes annuels de charges et gardez à tout moment une vue d'ensemble de votre trésorerie – le tout dans un flux de travail continu, sans rupture de média.