Immobiliendokumente als PDF erstellen und generieren

Mit Dokument erstellen erstellen Sie professionelle PDF-Dokumente auf Basis der Informationen, die bereits in Ihrem SmartLandlord-Konto gespeichert sind.

Öffnen Sie den Bereich unter Dokumente → Dokument erstellen.

1. Immobilien auswählen

Wählen Sie im Bereich Auswahl der Eigenschaften die Immobilien aus, die Sie einbeziehen möchten.

Sie können:

• Die Karte Alle auswählen auswählen, um einen portfolioweiten Bericht über alle Immobilien zu erstellen.
• Eine einzelne Immobilie auswählen, um immobilienspezifische Dokumente zu erstellen.
• Mehrere einzelne Immobilien für einen kombinierten Bericht auswählen.

Ihre Auswahl bestimmt:

• Welche Daten in das Dokument aufgenommen werden.
• Welche Dokumenttypen verfügbar sind.
• Welche Immobilien im endgültigen PDF erscheinen.

Wenn Sie mehr als eine Handvoll Immobilien haben, erscheint ein Filterfeld, mit dem Sie die Liste schnell eingrenzen können. Fehlt eine Immobilie, verwenden Sie den Link Immobilie hinzufügen in dieser Karte, um ImmoCheck zu öffnen und die Immobilie hinzuzufügen, bevor Sie fortfahren.

2. Dokumenttyp auswählen

Klicken Sie unter Dokumente erstellen auf den gewünschten Dokumenttyp. Welche Schaltflächen verfügbar sind, hängt vom Land Ihres Kontos ab.

Portfolio-Bericht

Erstellt einen Bericht, der mehrere Immobilien umfasst.

Dies ist nützlich für:

• Portfolio-Überprüfungen.
• Gespräche mit Beratern.
• Finanzierungsgespräche.
• Leistungsberichte.

Detailbericht einer Immobilie

Erstellt einen detaillierten Bericht für eine einzelne Immobilie. Für diesen Bericht muss genau eine Immobilie ausgewählt sein.

Dieses Dokument kann bei der Überprüfung der Immobilienperformance, der Investitionsdaten und immobilienspezifischer Informationen hilfreich sein.

Mietvertrag

Öffnet das Vertragsstudio, um einen Mietvertrag für eine Immobilie und einen Mieter zu entwerfen. Weitere Informationen finden Sie unten unter Einen Mietvertrag erstellen mit dem vollständigen Assistenten.

Anlage V (nur Deutschland) / Beilage L (nur Österreich)

Länderspezifische Steuerdokumente, die je nach dem in Ihrem Konto hinterlegten Land verfügbar sein können.

Diese Dokumente helfen dabei, immobilienbezogene Informationen für steuerliche Zwecke zu strukturieren.

Wählen Sie den Dokumenttyp, der Ihrem Verwendungszweck am besten entspricht.

3. Einen Bericht konfigurieren und erstellen

Bei Berichten und Steuerdokumenten (also allem außer dem Mietvertrag) öffnet ein Klick auf den Dokumenttyp ein Konfigurationsfenster, in dem Sie die Details vor der Erstellung anpassen können.

Je nach Dokumenttyp können Sie unter anderem festlegen:

• Ihr Name.
• Die einzubeziehenden Abschnitte (Abschnitte einbeziehen).
• Welche Kapitel enthalten sein sollen (Einzuschliessende Kapitel).
• Das Steuerjahr für Steuerdokumente.

Wenn alles bereit ist, klicken Sie auf PDF generieren.

SmartLandlord erstellt das PDF und lädt es für Sie herunter. Anschließend können Sie es speichern, ausdrucken oder bei Bedarf mit Beratern, Banken, Mietern, Partnern oder Behörden teilen.

4. Einen Mietvertrag erstellen

Wenn Sie Mietvertrag auswählen, öffnet sich das Vertragsstudio – ein einzelner Bildschirm, auf dem Sie den gesamten Mietvertrag zusammenstellen (Immobilie, Mieter und Konditionen) mit einer Live-Vorschau daneben.

Magic Fill

Anstatt jedes Feld auszufüllen, können Sie den Mietvertrag in einem Satz in der Leiste Magic Fill beschreiben und auf Ausfüllen klicken. Die KI füllt das Formular dann für Ihre Prüfung vor. Sie können auch Vertrag/Exposé hochladen verwenden, um einen vorhandenen Vertrag oder ein Exposé automatisch einlesen zu lassen.

Objekt und Mieter

Wählen Sie eine vorhandene Objekt und einen vorhandenen Mieter aus oder legen Sie diese direkt an. Beim Anlegen einer Immobilie oder eines Mieters öffnet sich ein kurzer mehrstufiger Assistent (Adresse, Details und – bei Mietern – Kontakt- und Bankdaten), sodass Sie einen neuen Datensatz hinzufügen können, ohne das Studio zu verlassen.

Vertragsbedingungen

Geben Sie die Vertragskonditionen ein (Beginn, Kaltmiete, Nebenkosten, Kaution und – falls die Vorlage dies erfordert – ein Enddatum). Die passende Vertragsvorlage wird automatisch anhand des Immobilientyps gewählt; Sie können sie überschreiben, sofern Vorlagen angeboten werden. Verwenden Sie Weitere Angaben für optionale Zusätze wie Schlüssel und Kellerraum.

Live-Vorschau

Während Sie arbeiten, zeigt das Panel auf der rechten Seite eine Live-Vorschau des Mietvertrags, die sich mit Ihren Änderungen aktualisiert (Vorschau · aktualisiert sich live). Sie können einzelne Klauseln direkt bearbeiten und den KI-Assistenten (KI-Assistent) verwenden, um Änderungen in natürlicher Sprache vorzunehmen.

Wenn der Mietvertrag fertig ist, klicken Sie auf Mietvertrag erstellen.

5. Den Vertrag herunterladen und aktivieren

Nachdem der Mietvertrag erstellt wurde, erscheint oben im Studio eine Karte mit allem, was Sie als Nächstes benötigen:

• PDF herunterladen, um das erstellte PDF herunterzuladen (das Vorschau-Panel wechselt zur Anzeige des fertigen Dokuments).
• Aktivieren, um den Mietvertrag zu aktivieren.
• An Mieter senden, um ihn per E-Mail an den Mieter zu senden.
• Mieter öffnen, um den Mieterdatensatz zu öffnen.

Wenn sich Informationen später ändern, öffnen Sie den Mietvertrag erneut und erstellen Sie das PDF neu, damit das Dokument die aktuellsten Daten widerspiegelt.

Best Practices

• Überprüfen Sie Immobilien- und Mieterinformationen, bevor Sie Dokumente erstellen.
• Wählen Sie nur die für den Bericht relevanten Immobilien aus.
• Prüfen Sie die Dokumentoptionen sorgfältig, bevor Sie die Datei herunterladen.
• Erstellen Sie Dokumente neu, sobald sich wichtige Daten ändern.
• Speichern Sie wichtige Berichte für spätere Zwecke und zur Dokumentation.

Der Bereich Dokument erstellen hilft Ihnen, schnell professionelle Dokumente und Berichte auf Basis der in Ihrem SmartLandlord-Konto bereits vorhandenen Informationen zu erstellen.

Vor der Dokumenterstellung

Stellen Sie vor der Erstellung eines Dokuments sicher, dass die zugrunde liegenden Informationen vollständig sind.

Überprüfen Sie zum Beispiel, ob:

• Die Immobiliendetails aktuell sind.
• Die Mieterinformationen korrekt sind.
• Die erforderlichen Finanzierungsinformationen eingegeben wurden.
• Die richtige Immobilie oder die richtigen Immobilien ausgewählt wurden.

Dokumenteinstellungen überprüfen

Verschiedene Dokumenttypen können unterschiedliche Konfigurationsoptionen bieten.

Vor der Erstellung eines PDF:

• Überprüfen Sie den ausgewählten Dokumenttyp.
• Bestätigen Sie die ausgewählten Immobilien.
• Prüfen Sie alle verfügbaren Optionen und enthaltenen Abschnitte.
• Vergewissern Sie sich, dass das Dokument die erwarteten Informationen enthält.

Ein kurzer Blick auf diese Einstellungen kann helfen, das unnötige Erstellen mehrerer Versionen desselben Dokuments zu vermeiden.

Erstellte Dokumente aktualisieren

Wenn sich Informationen nach der Erstellung eines Dokuments ändern, erstellen Sie eine neue Version mit den aktualisierten Daten.

Beispiele hierfür sind:

• Änderungen an Mieterinformationen.
• Aktualisierungen von Immobilieninformationen.
• Änderungen an Finanzierungsdetails.