Kontakte — Mieter, Handwerker und Dienstleister verwalten

Kontakte ist Ihr Adressbuch für alle Personen und Organisationen, die mit Ihren Immobilien in Verbindung stehen — Mieter, Auftragnehmer, Banken und Behörden. Sie finden es unter Verwaltung → Kontakte.

Hinzufügen oder importieren

Sie können Kontakte einzeln anlegen oder mehrere auf einmal importieren:

• Kontakt hinzufügen — legen Sie einen einzelnen Kontakt manuell mit Name, Kontaktdaten und Typ an (z. B. Mieter oder Auftragnehmer).
• CSV importieren, vCard importieren oder Google-Kontakte verbinden — importieren Sie Kontakte in großer Anzahl aus einer Datei oder direkt aus Ihrem Google-Konto.

Nutzen Sie den Import beim ersten Einrichten oder beim Wechsel von einem anderen System, und fügen Sie Kontakte manuell hinzu, wenn Sie nur wenige neue Personen anlegen möchten.

Was Sie sehen

Die Kontaktübersicht zeigt alle Personen und Organisationen, die in Ihrem SmartLandlord-Konto gespeichert sind.

Von dieser Seite aus können Sie:

• Vorhandene Kontakte anzeigen.
• Nach bestimmten Personen oder Organisationen suchen.
• Kontakte nach Typ filtern.
• Kontaktdaten importieren.
• Neue Kontakte anlegen.
• Kontaktdetails einsehen.

Alle Kontakte an einem Ort zu haben, erleichtert die Verwaltung von Informationen in den verschiedenen Bereichen der Plattform.

Kontakte finden

Nutzen Sie die Suche und die Filter, um schnell die gesuchte Person oder Organisation zu finden:

• Suche nach Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
• Filtern nach Typ (Mieter, Auftragnehmer, Bank, Behörde usw.), um die Liste einzugrenzen.
• Standardmäßig werden Nur aktiv angezeigt; wechseln Sie zu Nur inaktiv oder Alle Status, um auch inaktive Datensätze einzubeziehen.

So finden Sie den richtigen Kontakt schnell, wenn Sie Mieter, Mietverträge oder Zahlungen verknüpfen möchten.

Kontakttypen

Kontakte können verschiedene Personen und Organisationen repräsentieren, die an Ihren Immobilien beteiligt sind.

Beispiele sind:

• Mieter.
• Auftragnehmer.
• Dienstleister.
• Banken.
• Versicherungsgesellschaften.
• Behörden.
• Immobilienbezogene Geschäftskontakte.

Kontakte importieren

Der Import von Kontakten kann Zeit sparen, wenn Sie Kontaktinformationen bereits an anderer Stelle gepflegt haben.

Sie können den Import nutzen, wenn Sie:

• SmartLandlord zum ersten Mal einrichten.
• Von einem anderen Immobilienverwaltungssystem wechseln.
• Kontakte aus einer Tabellenkalkulation übertragen.
• Kontakte aus einer unterstützten Quelle synchronisieren.

Kontaktinformationen pflegen

Aktuelle Kontaktinformationen helfen sicherzustellen, dass Datensätze korrekt bleiben.

Überprüfen Sie Kontaktdaten regelmäßig und aktualisieren Sie Informationen, wenn:

• E-Mail-Adressen sich ändern.
• Telefonnummern sich ändern.
• Organisationen ihre Kontaktdaten aktualisieren.
• Ein Kontakt seine Rolle oder seine Beziehung zu einer Immobilie ändert.

Hinweis zum Löschen

Das Löschen eines Kontakts markiert ihn als inaktiv, anstatt ihn vollständig zu entfernen. Sie können ihn später weiterhin unter Nur inaktiv finden und einsehen.

Umgang mit inaktiven Kontakten

Inaktive Kontakte bleiben als historische Referenz verfügbar.

Dies ist hilfreich bei der Überprüfung von:

• Früheren Mietern.
• Ehemaligen Auftragnehmern.
• Älteren Immobilienunterlagen.
• Historischen Transaktionen und Dokumenten.

Die Verfügbarkeit historischer Kontakte hilft dabei, Beziehungen zwischen Datensätzen zu bewahren und verhindert den Verlust von Informationen.

Best Practices

• Verwenden Sie klare und vollständige Kontaktinformationen.
• Weisen Sie den richtigen Kontakttyp zu.
• Überprüfen Sie importierte Kontakte nach dem Import.
• Halten Sie Telefonnummern und E-Mail-Adressen aktuell.
• Nutzen Sie den inaktiven Status anstatt wichtige historische Datensätze zu entfernen.