Mietverträge und Dokumente verwalten
Die Mietvertragsverwaltung ist der zentrale Ort für alle Ihre Mietvertragsdokumente. Öffnen Sie sie unter Verwaltung → Mietverträge, um zu sehen, welche Mietverträge aktiv, bevorstehend oder archiviert sind, und um Mietvertrags-PDFs herunterzuladen oder hochzuladen.
Mietvertragseinträge sollten stets mit der richtigen Immobilie und dem richtigen Mieter verknüpft sein. Falsche Mietvertragsinformationen können sich auf zugehörige Zahlungen, Mietereinträge und Berichte auswirken.
1. Was Sie sehen
Jede Zeile in der Liste repräsentiert einen Mietvertrag und zeigt in der Regel:
- Mietvertragsnummer – interne Referenz oder Nummer.
- Mieter – der Hauptmieter des Mietvertrags.
- Quelle – ob der Mietvertrag Generiert aus einer Vorlage erstellt oder Hochgeladen als eigenes PDF hochgeladen wurde.
- Status:
- Entwurf – wird vorbereitet, noch nicht aktiv.
- Aktiv – derzeit in Kraft.
- Beendet – vorzeitig beendet.
- Abgelaufen – hat sein Enddatum erreicht und ist nicht mehr aktiv.
- Datum – in der Regel Start- oder Unterzeichnungsdatum, je nach Konfiguration.
Verwenden Sie den Statusfilter, um nur Entwurf-, aktive, beendete oder abgelaufene Mietverträge anzuzeigen, und nutzen Sie die Suche (falls verfügbar), um Mietverträge nach Nummer oder Mietername zu finden.
2. Mietvertrag erstellen
Um einen neuen Mietvertrag zum Archiv hinzuzufügen, klicken Sie auf Mietvertrag erstellen. Sie können:
- Einen Mietvertrag aus einer Vorlage erstellen
Wählen Sie „Erstellen", wählen Sie Immobilie und Mieter aus, wählen Sie eine Mietvertragsvorlage, füllen Sie die wichtigsten Felder aus (Datum, Miete, Kaution), prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie. Der neue Mietvertrag erscheint in der Liste mit dem entsprechenden Status (zum Beispiel Entwurf oder aktiv).
- Ihr eigenes Mietvertrags-PDF hochladen
Wählen Sie „Hochladen", wählen Sie Immobilie und Mieter aus, laden Sie das unterzeichnete PDF hoch, geben Sie grundlegende Informationen ein (Datum, Miete, Status) und speichern Sie. Der Mietvertrag erscheint in der Liste mit Quelle = hochgeladen.
Überprüfen Sie vor dem Speichern eines Mietvertrags, ob die ausgewählte Immobilie, der Mieter, die Datumsangaben, die Miete und die Kautionsinformationen korrekt sind.
3. PDF herunterladen
So öffnen Sie einen Mietvertrag:
1. Gehen Sie zu Verwaltung → Mietverträge.
2. Suchen Sie den Mietvertrag mithilfe von Filtern oder der Suche.
3. Klicken Sie auf die Mietvertragszeile, um die Details zu öffnen.
In der Detailansicht können Sie:
- Das PDF herunterladen mit PDF herunterladen zum Drucken oder Weitergeben.
- Den Mieter öffnen, der mit dem Mietvertrag verknüpft ist, um Kontaktdaten und den Mietverlauf einzusehen.
- Daten oder Status aktualisieren (sofern dies in Ihrer Konfiguration erlaubt ist), damit der Mietvertrag in die richtige Statusgruppe verschoben wird.
Stellen Sie beim Aktualisieren von Mietvertragsdaten oder des Status sicher, dass die Informationen die tatsächliche Mietvertragssituation widerspiegeln, damit aktive, abgelaufene und beendete Mietverträge korrekt kategorisiert werden.
4. Tipps
- Filtern Sie für die tägliche Arbeit nach Aktiv, um nur die aktuell aktiven Mietverträge zu sehen.
Halten Sie Enddaten und Kündigungsdaten korrekt, damit Mietverträge bei Bedarf automatisch von aktiv zu abgelaufen oder beendet wechseln.
- Verknüpfen Sie jeden Mietvertrag immer mit der richtigen Immobilie und dem richtigen Mieter, damit Zahlungen, Aufgaben und zugehörige Einträge dem richtigen Vertrag zugeordnet werden.
Falsche Mietvertragszuordnungen können dazu führen, dass zugehörige Zahlungen, Mietereinträge, Aufgaben und Berichte dem falschen Vertrag zugeordnet werden.